Projektmateriale
Det materiale, som projektgruppen indsender til It-projektrådets sekretariat, er fundamentet for projektvurderingen. For at skabe de bedste forudsætninger for at give relevante og meningsfulde anbefalinger er det derfor afgørende, at det indsendte materiale giver et komplet og opdateret billede af projektet.
Projektgrundlag og bilag
Et af de vigtigste og mest centrale dokumenter for it-projektvurderingen er projektgrundlaget. Dokumentet samler projektets informationer og overvejelser fra behovsafklaringen og fra analyse- og planlægningsfasen. Projektgrundlaget ledsages af relevante bilag med mere detaljerede beskrivelser. Herunder beskrives de elementer, der typisk indgår:
Indhold i projektmaterialet
Vis alle
Generelt
- Business case: Beskrivelse af forretningsmæssigt behov samt projektets økonomiske forhold. Business case kan eventuelt suppleres af relevante indstillinger eller lignende.
- Gevinster: Beskrivelse af de forventede kvalitative og økonomiske gevinster, og hvordan der følges op på indfrielse af gevinsterne.
- Tidsplan: Beskrivelse og gerne visuel oversigt af, hvordan projektet er tilrettelagt i faser og milepæle, herunder en nedbrydning i enkeltaktiviteter.
- Projektorganisering: Beskrivelse af, hvordan projektet er organiseret og hvordan roller, ansvar og mandater er fordelt i projektorganisationen herunder også i styregruppen.
- Markedsundersøgelse: En beskrivelse af, hvad der findes af eksisterende relevante løsninger og leverandører på markedet, som kan eller ikke kan løfte forretningsbehovet.
- Risici: Beskrivelse af projektets risici, deres sandsynlighed for at indtræffe, konsekvens hvis de indtræffer og de mitigerende handlinger, der er planlagt for at mindske projektets risici, herunder også hvordan projektet løbende arbejder med styringen af risici.
- Interessenter: Beskrivelse af projektets interessenter, deres indflydelse på projektet og hvorledes der arbejdes med at inddrage og håndtere interessenterne i projektets aktiviteter.
Teknisk
Funktionalitet og brugerscenarier: Beskrivelse af funktionalitet, der tilbydes forskellige brugergrupper samt de processer, systemet understøtter.
Teknologivalg: Beskrivelse af den valgte teknologi og dennes modenhed.
It-arkitektur: Beskrivelse af sammenhæng mellem den tekniske løsning og den eksisterende it-infrastruktur i Københavns Kommune samt øvrige fællesoffentlige og fælleskommunale byggeblokke.
Test: Beskrivelse af planlagt test ifm. udvikling, implementering og overtagelse samt acceptkriterier til at vurdere systemet ift. forretningsbehovet.
Systemopbygning og data: Beskrivelse af it-systemets opbygning samt komponenter og moduler og samspillet med andre it-systemer. Dertil hvilke data og datailder der behandles og anvendes.
Sikkerhed: Beskrivelse af databeskyttelses- og it-sikkerhedsmæssige forhold.
Organisatorisk
Forandringstiltag: Beskrivelse af den adfærdsmæssige og organisatoriske forandring, som projektet medfører, hvorledes forretningsprocesser tilpasses it-systemets funktionalitet, samt hvordan forandringen implementeres, og hvordan der følges op på, om forandringen lykkes.
Kommunikation: Beskrivelse af, hvordan og hvornår der planlægges at kommunikere til projektets forskellige interessenter.
Overdragelse til drift: Beskrivelse af driftsorganisationen og planer for at overdrage løsningen fra udvikling til drift.
Format, omfang og skabeloner
It-projektrådet stiller ikke krav om format for det indsendte materiale. Alle it-projekter, der vurderes i It-projektrådet, forventes dog at følge KK's it-projektmodel og dennes krav til dokumentation. Du finder et link til modellen samt mere info om de underlagte skabeloner og værktøjer herunder:
Er du i tvivl om, hvorvidt et styringsdokument er relevant for it-projektvurderingen, eller har du spørgsmål til KK's it-projektmodel, er du altid velkommen til at spørge sekretariatet til råds.
Brug for hjælp?
Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp til at udfylde dokumenterne i projektmaterialet, er du altid velkommen til at kontakte sekretariatet.
Online ressourcer til it-anskaffelser
På ØKF's intranet kan du finde en masse nyttige værktøjer - fx. forretningsgange for it-anskaffelser og guide til driftsoverdragelse.