Årsrapport 2017: Vi skal dele viden om udfordringer og succeser

Københavns Kommunes store digitaliseringsprojekter er afgørende for effektiviteten og kvaliteten af den service, kommunen tilbyder borgere, virksomheder og medarbejdere. IT-projektrådet arbejder for at minimere risici, realisere gevinster og videndele om kommunens store it-projekter.

Københavns Kommunes IT-projektråd har eksisteret siden 2014, men det er første gang, rådet udgiver en årsrapport. Ifølge IT-projektrådets formand, administrerende direktør for Teknik- og Miljøforvaltningen Pernille Andersen, er formålet med årsrapporten at bidrage til videndeling om digitaliseringsprojekter på tværs af kommunens forvaltninger:

”Med årsrapporten vil vi gerne inspirere projekterne i kommunen til at lære af hinanden og skærpe fokus på de problemstillinger og risici, man bør være opmærksom på. Læringspunkterne i årsrapporten går både på udfordringer og succeser, for det er vigtigt, at vi deler viden om begge dele”, siger Pernille Andersen.

Risikovurdering er en kerneopgave for IT-projektrådet

I 2017 har IT-projektrådet gennemført risikovurderinger af otte af kommunens store digitaliseringsprojekter. Det er projekter som ESDH udbud (Økonomiforvaltningen), Fælles digital fremtid (et nyt sagsbehandlersystem til Socialforvaltningen) og Implementering af AULA (ny dialogplatform til skoleområdet i Børne- og Ungeforvaltningen). Det er blandt andet erfaringerne fra disse, der danner baggrund for årsrapportens læringspunkter.

”I rådet er det vores opgave gennem et tillidsfuldt samarbejde at rådgive projekterne om de problemstillinger, de oplever. På den måde styrker vi det enkelte projekt og medvirker samtidig til at øge modenheden i kommunens it-projekter”, siger Pernille Andersen og tilføjer, at rådet oplever en stigende kvalitet i materialet fra de risikovurderede it-projekter.

Både interne og eksterne medlemmer

Det var kredsen af de syv administrerende direktører i Københavns Kommune, som besluttede at oprette IT-projektrådet i 2014. Formålet med IT-projektrådet er at professionalisere kommunens arbejde med større digitaliseringsprojekter ved at minimere risici, sikre gevinstrealisering samt dokumentere, koordinere og sikre tværgående læring.

IT-projektrådet er bredt sammensat. Det består af fire medlemmer fra Københavns Kommunes forvaltningsdirektioner og fire medlemmer fra private og offentlige organisationer.

”Det er en stor gevinst for rådet, at det er sammensat af både interne og eksterne medlemmer. De interne medlemmer bidrager med stor viden om de kommunale rammevilkår, mens de eksterne eksperter bidrager med erfaringer fra andre organisationstyper end den kommunale. Det skaber en positiv dynamik og udvider vores perspektiver på, hvordan vi arbejder med digitaliseringsprojekter”, siger Pernille Andersen.

IT-projektrådet samarbejder med et stort vurderingskorps af mere end 30 erfarne projektledere, it-arkitekter, test managere og økonomer, som alle er ansat i kommunen. De bidrager med specialiseret viden, som kvalificerer evalueringerne fra de risikovurderede projekter.

Fakta om IT-projektrådet

• IT-projektrådet gennemfører risikovurderinger af kommunens digitaliseringsprojekter, når investeringsomkostningerne overstiger fem mio. kr., når projektet bygger på ny teknologi, når projektet går på tværs af flere forvaltninger, når projektet indeholder særligt borgerrettede leverancer og/eller når projektet har høj politisk prioritet.
• En risikovurdering gennemføres som minimum af et rådsmedlem og tre medlemmer fra vurderingskorpset inden for fagområderne projektledelse, IT-arkitektur, test og økonomi.
• En risikovurdering består af en risikoprofil, en dialogbaseret drøftelse af risikoprofilen mellem rådsmedlem og direktionsmedlem/projektejer samt projektleder fra den projektejende forvaltning og afsluttende let omsættelige anbefalinger til den projektejende forvaltning.
• Projekterne returnerer et responsum til IT-projektrådet, hvoraf det fremgår, hvordan rådets anbefalinger indarbejdes i projektet.