Et solidt projektgrundlag er starten på det vellykkede projekt

Hovedkassen summede af kollegial erfaringsudveksling og nysgerrige spørgsmål til oplægsholderne, da It-projektrådet var vært for et arrangement som både bød på inspirerende præsentationer og mulighed for at netværke med projektledere på tværs forvaltningerne. Gå-hjem-mødet var en opfølgning på lanceringen af Københavns Kommunes it-projektmodel, som er godt i gang med at blive implementeret i de syv forvaltninger.

Første oplægsholder var Hanne Ragn-Hansen, der som projektleder for udviklingen af it-projektmodellen også har været ude i forvaltningerne for at undervise i brugen af modellen. På gå-hjem-mødet forklarede hun, hvordan it-projektmodellen er designet til at imødegå det dilemma, som ellers er mange projekters præmis: At store beslutninger træffes tidligt i forløbet, hvor vidensgrundlaget stadig er spinkelt og risikoen for at komme galt fra start tilsvarende er stor. Derfor fokuserer modellen på at sikre et solidt projektgrundlag gennem vidensindsamling og grundig behovsafklaring i opstartsfasen, mens beslutningspunkterne forskydes i den faseopdelte forløbsmodel. Samtidig mindede hun om vigtigheden af at tjekke ind med både interessenter og styregruppe hele vejen.

Grundigt forarbejde og god dialog

Denne pointe var også central hos Lars Mathiesen, der i egenskab af eksternt rådsmedlem i It-projektrådet talte på baggrund af sine mange års erfaringer med projektledelse og som styregruppemedlem i store it-projekter. Han pegede på, hvordan det gennemarbejdede projektgrundlag netop kan bruges til at sikre en frugtbar dialog mellem projektleder og styregruppe, fordi der etableres et fælles sprog og en fælles forståelse af projektets værdiskabelse. Samtidig er et specifikt projektgrundlag også et vigtigt redskab for risikostyring i projektet. Projektgrundlaget og værktøjskassen fungerer dermed som projektlederens signatur og pejlemærke, som gør det muligt at sikre ledelsens og styregruppens opbakning.

Dagens sidste oplæg kom fra projektleder i KFF Marie Nielsen, som delte ud af erfaringerne med at introducere it-projektmodellen til projektledere og chefer i hele forvaltningen. Her er skabelonen til opsummering af projektgrundlaget i en power point version et af de redskaber fra modellen, som har vist sig særdeles nyttigt, fordi det både viser, hvor projektledelsen mangler viden og hjælper til at afklare uoverensstemmelser og forskellige forståelser tidligt i processen. Igen var det altså kombinationen af grundigt forarbejde og løbende dialog, som blev fremhævet som nøglen til det vellykkede it-projekt.

Efter de faglige oplæg var der mulighed for at stille spørgsmål til oplægsholderne og udveksle erfaringer med andre projektlederkolleger i en uformel stemning omkring de opstillede caféborde. Her gik snakken livligt, og det var tydeligt, at deltagerne havde nytte af den kollegiale sparring. Og det er netop et af formålene med arrangementet, fortæller Karen Rahbek, sekretariatschef for It-projektrådet:

”Et gå-hjem-møde som dette er med til at sikre, at projektlederne i Københavns Kommune både får ny inspiration til deres egen praksis og også oplever, at de har et netværk på tværs af forvaltningerne. Jeg håber da, at nogen efterfølgende vil få lyst til at række ud til nogle af de kolleger i de andre forvaltninger, som de møder her, så vi kan blive endnu dygtigere sammen.”