It-projektvurderinger

En it-projektvurdering skal foregå i afslutningen af projektets analysefase og inden et eventuelt udbud, da der skal være tid i projektforløbet til at indarbejde anbefalinger fra It-projektrådet. Det er nødvendigt, at projektet har afklaret de forretningsmæssige behov og planlagt projektforløbet, inden it-projektvurderingen finder sted, da disse er centrale informationer i en vurdering.

Derudover kan et projekt nu tilbydes it-projektvurdering flere gange, hvis projektets kompleksitet passer til dette. For eksempel kan et projekt blive vurderet inden dets udbud, efter valg af leverandør og forud for implementering. Hvis projektet skal gennemføre flere vurderinger, vil projektet og sekretariatet aftale tidspunktet for de opfølgende vurderinger.

Hvis dit projekt eller program lever op til et eller flere kriterier, skal projektet indmeldes til It-projektrådets sekretariat. Det gør du ved at sende os en mail.

Herefter planlægger du sammen med sekretariatet en dato for, hvornår det nødvendige projektmateriale skal sendes til sekretariatet, og hvornår it-projektvurderingen kan finde sted (læs mere her om anbefalingerne til projektmateriale). Sekretariatet kan også vejlede dig om hvilken dokumentation, der skal indgå i materialet.

Projektmaterialet skal være godkendt af et direktionsmedlem i den projektejende forvaltning og i projektets styregruppe, inden du sender det til sekretariatet.

I nogle tilfælde kan et projekt have et ønske om flere it-projektvurderinger eller om en vurdering på et tidligere eller senere tidspunkt. Kontakt It-projektrådets sekretariat, hvis du vil høre mere.

En it-projektvurdering sker i et intensivt forløb, der typisk varer 2-3 uger. Den forløber således:

• Del 1: Læsedag for vurderingspersoner og rådsmedlem, hvor materialet fra projektet bliver gennemlæst. Til vurderingen deltager fire erfarne vurderingspersoner: en projektleder, en økonom, en it-arkitekt og en test manager.
• Del 2: It-projektvurderingen bliver gennemført i en workshop, som sekretariatet faciliterer. Vurderingspersonerne giver deres faglige input og vurderer risici, samt forbereder sammen med sekretariatet materiale til formødet med det pågældende rådsmedlem.
• Del 3: Formøde. Vurderingspersonerne mødes med rådsmedlemmet og drøfter projektets identificerede risici, samt hvilke anbefalinger gruppen er kommet frem til.
• Del 4: Dialogmøde. Det ansvarlige medlem fra It-projektrådet mødes med en repræsentant fra den projektejende forvaltnings direktion samt projektejer og projektleder. Til dette møde bliver it-projektvurderingen og anbefalingerne præsenteret af rådsmedlemmet.
• Del 5: Anbefalingsbrevet bliver udarbejdet af It-projektrådet og sendt til deltagerne fra dialogmødet.
• Del 6: Projektet udfylder skabelon til responsum, som omhandler, hvordan projektet vil håndtere anbefalingerne. Skabelonen sendes til It-projektrådet.

Efter vurderingen, og i det resterende af projektets levetid, skal der statusrapporteres til It-projektrådet to gange om året. Projektet får tilsendt et evalueringsskema, hvori der skal rapporteres på tid, økonomi og gevinster. Se siden med flere oplysninger om statusrapportering.

Omkring et år efter projektafslutning modtager projektet og eventuel gevinstejer en gevinstrapporteringsskabelon, som er den sidste, obligatoriske rapportering til It-projektrådet. Skabelonen kan også findes på siden om gevinstrapportering.